AAN ALLE SKRIBAS, VOORSITTERS VAN KERKRADE, PREDIKANTE EN AFGEVAARDIGDES NA DIE 16de SINODE

 

TYD EN PLEK

Die Sinodesitting sal DV vanaf Maandag 29 Augustus tot Vrydag 2 September 2022 in Pretoria by die Voortrekkermonument gehou word. Afgevaardigdes moet so vroeg moontlik deur kerkrade aangewys word sodat hulle voldoende geleentheid het om die Sakelys te bestudeer. Die Sakelys sal DV vanaf 10 Julie 2022 beskikbaar wees.
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

REGISTRASIE

Neem asseblief kennis dat registrasie op Maandag 29 Augustus 2022 om 09:00 sal begin en dit moet vóór 11:00 afgehandel wees sodat die Sinode om 12:00 ʼn aanvang kan neem.

 

Afgevaardigdes wat nie vóór 11:00 geregistreer is nie, het nie stemreg by die aanvang van die Sinode nie en is ook nie verkiesbaar as ampsdraers nie. Afgevaardigdes wat laat registreer, sal dus eers stemreg ontvang wanneer die voorsitter so reël.

​

GELOOFSBRIEWE

Skribas van kerkrade moet asseblief die geloofsbrief met die nodige inligting vir elke afgevaardigde en moonlike besoekers na die Sinode, voor 30 Junie 2022 by hierdie skakel voltooi: Geloofsbriewe 

 

Let asseblief onder meer op die volgende punte:

 

1. Volgens artikel 38.1 van die kerkorde word die Sinode saamgestel uit afgevaardigdes van elke gemeente. Kerkrade word vriendelik versoek om hiermee erns te maak. Die doel van die vergadering is juis om gemeenskaplike sake aan die hand van die Woord van God te bespreek. As kerke in die kerkverband het ons die verantwoordelike roeping teenoor mekaar om te sorg dat daar minstens een afgevaardigde uit elke gemeente teenwoordig sal wees. Anders as in die geval van ʼn ring, kan ʼn kerkraad sonder ʼn leraar net twee ouderlinge na die sinode afvaardig.

2. Volle name en adresse van die leraar(s) en afgevaardigde lede (primarius en sekundus lede) moet noukeurig verstrek word. Sorg asseblief dat die spelling en al die inligting korrek is alvorens u die “stuur”-knoppie druk!

3. U sal dadelik ʼn elektroniese afskrif van die geloofsbrief per e-pos kry wat u asseblief moet uitdruk. Dit moet dan in swart ink deur die voorsitter en skriba van die kerkraad onderteken word. Hierdie getekende geloofsbrief moet dan tydens registrasie ingedien word, anders sal die afgevaardigdes nie stemreg hê nie. Tydens registrasie word ʼn lêer en naamkaartjie aan u oorhandig. Die naamkaartjie is ook die bewys dat u vir etes bespreek en betaal het.

4. U hoef nie ʼn afskrif aan die Gemeenskaplike Kerkkantoor te stuur nie, aangesien die stelsel die nodige inligting deurstuur. Let egter daarop dat die bogenoemde geloofsbrief wat in swart onderteken is, die enigste geldige geloofsbrief is.

5. Indien daar enige gaste saam met die afgevaardigdes kom, moet dit ook so aangedui en die addisionele koste betaal word.

​

VERBLYF EN SPYSENIERING

 

Verblyf

Omdat Sinode 2022 nie deur ʼn gemeente aangebied word nie, is verblyf uiters beperk. ʼn Versoek is gerig tot lidmate van die omliggende gemeentes om te hoor wie bereid sal wees om daarmee te help. Die verwagting is dat daar hierdie jaar meer afgevaardigdes as in die verlede teenwoordig gaan wees en daar kan dus geen waarborge gegee word dat verblyf by lidmate vir almal voorsien sal kan word nie. Afgevaardigdes met familie of vriende in die omgewing, moet asseblief alternatiewe verblyf probeer kry.

 

Die SKK wil poog om die program só te reël dat afgevaardigdes vir wie Pretoria onbekend is, nie laat in die aande of deur besige stadsverkeer hoef te sukkel nie. Vir diegene wat wel huisvesting by lidmate benodig, word R200-00 per persoon vir die hele tydperk gevra. Dit is basies net om die gasheer te vergoed vir die ongerief en elektrisiteit wat gebruik word.

 

Kerkrade en afgevaardigdes word daarop gewys dat daar nie ná bespreking van verblyf en etereëlings daarvan afgewyk kan word nie. Kerkrade bly verantwoordelik vir die volle koste soos in die besprekingvorm aangegaan is.

 

Die afgevaardigdes wat verkies om met ’n woonwa te kom, kan gebruik maak van: Die Fonteine Woonwapark (Tel: 012 358 1757). Vir gastehuise in die omgewing kan u gaan soek op die webwerwe van byvoorbeeld www.lekkeslaap.co.za en www.booking.com

 

Etes en verversings

Alle etes word op die terrein deur die Voortrekkermonument voorsien aan persone wat bespreek en daarvoor betaal het. Op Maandag 29 Augustus 2022 word koffie en tee asook verversings verskaf terwyl Sinodegangers arriveer. Daar sal dus nie ʼn tradisionele ontbyt verskaf word nie. Daar word wel op Maandag ’n middagete en ’n aandete bedien. Van Dinsdag tot Donderdag word drie maaltye per dag bedien en op Vrydag ontbyt en middagete. By elke ete sal daar voorsiening gemaak word vir diabete. Indien enige afgevaardigde allergies is vir neute moet dit asseblief op die registrasievorm aangetoon word.  

 

Tee of koffie met verversings sal tydens pouses bedien word en is reeds by die spysenieringskoste ingesluit.

 

Sinodekoste per afgevaardigde (Sakelys, alle etes, tee/koffie/verversings) beloop R1990.00 per persoon.

​

Etes vir gaste

Indien ’n afgevaardigde sy gade of ander gaste wil saambring, moet hy dit asseblief op die registrasievorm so aandui. Nadat die geloofsbrief met die inligting rakende die afgevaardigdes, hul gades, ensovoorts ingevul is, sal daar ʼn faktuur aan die kerkraad gestuur word. Die addisionele koste vir gaste se etes beloop R120 per ete per persoon. Gaste vir wie daar nie vooraf bespreek en betaal is nie, sal ongelukkig nie saam kan eet nie, maar kan byvoorbeeld van die Voortrekkermonument se Skool-op-Wiele restaurant gebruik maak.

​

Snoepie

Die Voortrekkermonument se kafeteria en Skool-op-Wiele restaurant sal deurentyd oop wees en daar kan byvoorbeeld koeldrank, vrugtesap, lekkers, ensovoorts gekoop word.

​

TYDELIKE KOMMISSIES VAN DIE SINODE

Ten einde Sinodegangers reeds vóór die Sinode in kommissies in te deel, word elke afgevaardigde gevra om sy voorkeurorde tydens die aanlynregistrasie aan te dui. Hierdie dien wel net as ʼn riglyn, aangesien alle afgevaardigdes nie ingedeel kan word nie. Die tydelike kommissies sal net ná registrasie deur die Sinode aangewys word.

​

SAKELYS VIR DIE SINODE​

Die sakelys sal ook DV ná 30 Junie 2022 op die webblad by www.apksinode.com onder sakelys geplaas word. Aangesien die inhoud van die Sakelys vertroulik is en nie bekend gemaak word voordat die Sinode oor die sake daarin besluit het nie, sal daar ná indiening van die geloofsbrief ʼn wagwoord aan u gestuur word om toegang tot die aanlynsakelys te verseker.

 

Op die webblad sal u dan ook geleentheid kry om voorstelle of amendemente vroegtydig in te dien. Let egter daarop dat hierdie voorstelle en amendemente slegs kan dien indien ʼn afgevaardigde dit persoonlik aan die vergadering voorhou.

 

Volgens sinodebesluit word daar ten minste een gedrukte Sakelys aan elke gemeente gestuur om in hulle argief te bewaar. U moet dus asseblief tydens die voltooiing van die inligting aantoon hoeveel gedrukte Sakelyste aan u gestuur moet word. Afgevaardigdes wat gedrukte Sakelyste verkies, se Sakelyste word aan die saakgelastigde van die gemeente gepos. Saakgelastigdes moet dan asseblief onmiddellik aan elke afgevaardigde ’n eksemplaar voorsien.

 

Saakgelastigdes van kerkrade moet asseblief toesien dat een afgevaardigde ná afloop van die Sinode sy volledige stel Sinodestukke (dit wil sê Sakelys, Bylaes ens.) aan die kerkraad oorhandig vir bewaring.

 

Afgevaardigdes word versoek om die Sakelys vooraf te bestudeer. Aangesien daar nie tydens die Sinode tyd is om alles te lees nie, sal die Sakelys as gelese beskou word. Die inhoud van die Sakelys word as vertroulik beskou totdat die Sinode dit in behandeling neem.

 

Afgevaardigdes moet asseblief elkeen hul eie eksemplaar van Kerkorde 2018 saambring. Die ordereëls vir kerklike vergaderings, soos vervat in die kerkorde (bl. 70-76), geld ook vir die Sinode. Dié ordereëls word as gelese beskou.

​

FINANSIES

Saakgelastigdes van kerkrade moet die totale bedrag vir hulle afgevaardigdes (plus enige gaste) betaal en die bewys van betaling (ABSA Hatfield, rekeningnommer 2140 143 068) moet die Gemeenskaplike Kerkkantoor NIE LATER NIE as 30 JUNIE 2022 bereik. Stuur asseblief u bewys van betaling aan madeleen.leroux@apk.co.za of rekenmeester@apk.co.za. Gebruik asseblief die verwysingsnommer op die faktuur.

​

KLEREDRAG

Volgens sinodebesluit is die kleredrag by die Sinode ʼn netjiese pak klere met ʼn das. Gerieflike skoene word aanbeveel, aangesien die Voortrekkermonument bekend is vir sy steiltes en baie trappe.

​

REISREËLINGS EN KOSTEBESPARING

Afgevaardigdes word versoek om sover moontlik saamrygeleenthede te beplan ten einde koste te bespaar. Reëlings met naburige gemeentes kan gerus ondersoek word. Kerkrade is self verantwoordelik vir die reiskoste van afgevaardigdes.

​

PARKERING

Die Voortrekkermonument se terrein maak voorsiening vir voldoende parkeerplek. Afgevaardigdes word versoek om op die aangewese plekke te parkeer ten einde ordelike parkering te waarborg. Dit sal die ontruiming van die parkering ná afloop van ’n sittingsdag vergemaklik.

​

TOEGANGSBEHEER EN SEKURITEIT

ʼn Toegangspermit vir voertuie sal aan alle afgevaardigdes gestuur word. Die Voortrekkermonument se terrein word die hele week vir besoekers gesluit en slegs geregistreerde afgevaardigdes/besoekers het saam met die werknemers toegang tot die terrein. Die hekke sal van Dinsdag tot Vrydag reeds om 06:30 oop wees.

​

SELFOON EN TOEPASSING

In ʼn poging om die stemproses tydens die Sinode vinniger te laat verloop, het die SKK besluit om dit elektronies te laat geskied. Hiervoor gaan elke afgevaardigde ʼn slimfoon of tablet nodig hê. Elke afgevaardigde moet vooraf die toepassing “Vevox” in die Google Play Store of Apple se i-Store aflaai en sy eie profiel met sy naam en van skep. Indien jou slimfoon/tablet se bedryfstelsel nie die Vevox-toepassing kan gebruik nie, kan dit via jou foon se internetblaaier gebruik word by www.vevox.com.

​

Vir elke sessie sal daar ʼn spesiale kode wees wat al die teenwoordiges sal ontvang.

 

Die Voortrekkermonument voorsien ʼn WiFi-verbinding waarvan die toegang beperk sal word tot slegs die webblaaie wat vir die Sinode toepaslik is. Daar is dus geen ekstra koste vir data nodig nie.

​

GROETEBOODSKAPPE​

Gemeentes en instansies word aangemoedig om groeteboodskappe/seënwense aan die Sinode te stuur. Boodskappe in die vorm van briewe (500-600 woorde), foto’s en video’s (5 min) is welkom en sal na goedkeuring op die webblad geplaas word vir besigtiging. Stuur dit asseblief na henning.dafel@apk.co.za.

​